士業事務所の会社・事務所案内

そもそも士業事務所の事務所案内(パンフレット)は必要か?

当社への依頼はホームページの制作会社やマーケティング支援会社を探していて、対応範囲が広いようなので事務所案内もお願いしますというのが多いのですが、最初から事務所案内をお願いしますという依頼が増えています。これは企業相手のテーマでお仕事されている事務所さんに限らないことで、個人相手のテーマでお仕事されている事務所さんにも当てはまるので少し驚いています。

士業事務所の所長とお話しをしていて、よく話に出るのは自分以外の資格者が相談を受けたときの受任率の低さです。当社でご説明させていただいておりますように士業事務所のホームページは面談を増やすためのツールですので、ホームページを作る時は面談に持ち込むためのノウハウに最大の神経を使います。

これが運用の段階のなると面談は多いが受任率は悪いという状況も多々ありますので、次のステップで取り組むのは受任率の改善です。状況に合わせてホームページ自体の見せ方を変えるケースもございますが、面談時にどのような説明の流れを作るかというのも重要な改善点です。

ここで事務所案内ですが、事務所案内の作り方としては「ファーストコンタクトで事務所の概略、考え、特徴をスムーズに説明出来るもの」を意識して作ります。口頭だけで説明するより事務所案内に沿って説明していくとスムーズなものになるので、面談時の冒頭3分間、面談の流れを作る場面ではどなたが説明しても非常に役立ちます。

また、自分だけで判断できなくて身内に相談する場合は持ち帰った事務所案内を見せるケースがあるようなので、きれいで分かりやすい事務所案内は安心感を与えますので、この辺も受任率の改善には繋がる要素です。

このことを考えると事務所案内の必要性はあると言えます。

士業事務所の事務所案内は、営業や紹介を受けたときにも役立ちます。

また、これも事務所案内の依頼ではよく耳にするフレーズですが、「今まで繋がりのあるところに挨拶にまわるので事務所案内を用意したほうがよいと言われ

たので作りたい。」

この場合、ホームページなしで事務所案内だけ制作するということもありますが、ホームページがある場合はホームページへの誘導を考えますので、ホームページをより活用出来る可能性を持っています。

 

士業事務所の事務所概要に平均的に入ってくる要素とその書き方


平均的に入ってくる要素


表紙

  • 事務所名(ロゴがある場合ロゴも)
  • キャッチコピー
  • 住所、電話、FAX、URL

中面・裏表紙

  • 事務所の特徴(理念の具体系)
  •  
  • 業務内容
  •  
  • 対象地域
  •  
  • 守秘義務
  •  
  • 代表者挨拶(ここに経歴と写真も含める)
  •  
  • 事務所概要(事務所名、郵便番号、住所、e-mail、電話、FAX、加盟団体、設立、交通アクセル、地図)

書き方

キャッチコピーはホームページと違い、業務に偏ったものを置くと使い勝手が悪いので理念、姿勢などを表したものを使用します。 前回特にお勧めとしてご説明した差し込みパターンの場合はキャッチコピーがなくてもよいでしょう。

 

弁護士など士業の事務所案内に記載する事項について

守秘義務を入れる場合と入れない場合がございますが、事務所概要では入れることをおススメしております。くどくどと書かないでサラッと書いておけば結構です。

代表挨拶に経歴と写真も含んでよいと思います。著書、所属団体の役職などがあれば書いてください。

地図はホームページと違い、事務所案内の中ではデザイン的に比重が高くなってしまうのでデザイン性のある地図をお使い下さい。

全体を通して重要なのは、くどくどと書かないで簡潔にまとめる。渡し方は郵送も考えられますが、自分が見込客に渡すシーンを想像して、開いて説明していることを想像しながら掲載コピーを作成するということです。

士業事務所の事務所案内の仕様(形状)


ホームページからの問合わせ、紹介などで顧客と初めて会うときは大概の場合事務所概要を持っていくことになるかと思います。さて、士業の事務所案内にどの程度のクオリティが必要なのか・・・

随分前に事務所概要は相手に合わせてカスタマイズすべきというお話をさせていただきましたが、
( 参照:https://www.pokerface.co.jp/colum/info/leaflet.html
その理由はホームページとの比較で以下の違いがあるからです。

  • ホームページは誰が見るか分からないツール
  • 事務所案内は見る人が限定的なツール

事務所案内を渡す時点で相手の会社のことがある程度分かっているはずですので、渡す資料は相手に合わせて(相手の求めている内容を)セットするほうが相手のためであり、事務所の概略から大きく外れた資料でない限り、それが紳士的な対応と言えます。
ある大手事務所では数十種類の印刷物を用意して、相手に応じて組み合わせで渡しているということを聞いたことがあります。

士業事務所の事務所案内のパターンを上げてみます。

  • A4三つ折りリーフレットタイプ(郵送に便利です)
  • A3二つ折タイプ
  • A4両観音タイプ
  • ケース差し込みタイプ

A4三つ折りタイプ、A3二つ折タイプ、A4両観音タイプは全てが印刷物ということになります。

ケース差し込みタイプはケース(デザイン性の高いもの)と一部(事務所概要など)が印刷物で、その他の資料はプリントアウトなどを一緒に入れることになります。

冒頭からお話しているように相手に合わせて資料をセットしたほうが効果的ということを考えるとケース差し込みタイプがベストと言えます。当社はホームページと同じぐらいの頻度で事務所案内のディレクションを請負いますが、結局お話し合いの末、ケース差し込みタイプに行きつくことが多くなっております。


差し込みタイプのポイント

ケースの他に1種類以上品質の高い印刷物を作ることです。ケースにいきなりプリントアウトの書類を入れた場合、どうしても高級感が出ませんので、事務所のステータスまで低く見られてしまいます。人間の感覚というのはそのように出来ていますので、いろいろなところで言われている通り、初対面の方の情報は目から得られる情報が勝ってしまいます。
 

単一の業務をおこなう事務所はA4三つ折りタイプ、A3二つ折タイプ、A4両観音タイプでも問題ありませんが、住所、所員などに変更があった場合は

shibuki.jpg

残っている印刷物をすべて捨てて、作り直しになる場合がありますのでご注意ください。

 

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