以前ホームページ経由で一番精度の高い問い合わせは電話でくるということをお話しさせていただきましたが（参照1）、一番断りにくいのも電話での依頼です。
電話での依頼は即答を求められますので安易に「見積をお送りします」と回答した場合、約束した以上見積を出すことになりますが、守備範囲以外の業界やあまり力を入れていない業務だったりすると後で後悔することが度々ございます。
当社に平均で毎日1件ぐらいは問い合わせがあるかと思いますが、電話が7割ぐらいで、必ず私に回すようにしておりますので、相手が上場企業だったりすると守備範囲以外でも色気がでてきたりするもので、後で必ず後悔していました。
この点は、仲のよい違う守備範囲の会社を紹介するようにしておりますので現在は解消しております。
ホームページを立ち上げて相談が少ない時はどんな相談にでも色気を感じてしまいますし、士業の場合断わり方には気を付けなければいけませんので、あまり力を入れていない業務の場合、即答しないで後でメールをお送りしますと答えて、よく考えてから返答するのがよろしいかと思います。
- もちろん守備範囲のものは会う約束まで持って行く
- 守備範囲でも相手の動機が分からないものは事務所まで来てもらうようにする
無料相談で一度来社してもらう、または時間を決めて電話をしてもらうというのは相手の動機を知る上では重要で、約束して、事前に都合が悪くなったという連絡が入った上で、延期になったケースでも再調整してくることはほとんどありませんのでとにかく一度時間を使って来てもらえるかどうかにより判断はつきます。
メールとFAXの相談の断り方
下記はあくまでも私の所作です。
- 守備範囲以外のものは得意でないという返信をいたします。
- あまり力を入れていない業務の場合一度、質問事項の返信を出してから判断いたします。
- 常識を逸しているものや失礼なものは無視します。
ある調査によりますと送信されたメールの0.71～1.02％はただ消えて無くなりますので（参照2）メールは絶対に届くものではありませんし、自分のパソコンのクライアント環境や、プロバイダによって状況は違ってきます。
当然人為的に見落とすこともありますので無視もよろしいでしょう。稀にではありますが、返事がないという連絡が入る場合がございますのでその時は失礼なメールにも対応いたします。
ホームページの作りとしては、相談受付総合ページというのを作成して、相談はこのページを遷移してからリンクするように構築し、注意事項を書いておくことが望ましいです。
参照１ メールは外出先でも1時間毎に見て、仕事になりそうな内容には少し熱量をもった返事をしておく。
参照2 送信されたメールの0.71～1.02％が「ただ消えて無くなる」～米Microsoft Researchの研究者(INTERNET Watch)
取締役 清水信宏
